Subcontratação

A maioria das confecções manda parte do trabalho para fora — lavanderia, bordado, estamparia, às vezes corridas inteiras de costura. O GarmentFlow trata isso como compra de mão de obra, e não como a subcontratação com custódia de mercadoria do ERPNext.

Essa escolha explica todo o resto desta página. Um subcontratado é uma Unidade de Produção com Unit Type = External, um depósito (o material continua nos seus livros — o registro de operações já o transfere para lá e o consome) e um fornecedor para o honorário do serviço. Ou seja, na sua contabilidade, subcontratar é uma compra pura de mão de obra. Não há transferência de mercadoria, nem Subcontracting Receipt, nem um segundo estoque a conciliar.

Os três preços de uma operação subcontratada

A taxa de referência existe porque um item de serviço é só uma categoria. SERV-LAVANDERIA cobre uma lavagem que pode ser negociada de alguns centavos a várias vezes isso, dependendo do acabamento. A lista de preços do item, portanto, não significa nada aqui, e a taxa que conta é a escrita na etapa.

Quantidade faturável

A quantidade a faturar não é o que você mandou. É o que o registro de operações diz que voltou: peças concluídas na operação, líquidas do refugo do subcontratado, contando cada peça uma única vez mesmo após retrabalho.

Essa definição é usada de forma idêntica pelo pull de faturamento, pela planilha de faturamento e pelos três relatórios, então o número nunca muda dependendo de por qual porta você entrou.

Deixando o compromisso pronto

Dois botões em uma Ordem de Produção submetida, em Subcontract:

• Create Subcontract PO — compromete os lotes externos desta ordem em um pedido de compra, para o fornecedor ter contra o que trabalhar.
• Create Blanket Order — registra um acordo-quadro negociado do qual esses pedidos sacam depois. Use quando você acordou uma taxa para uma temporada e não para uma ordem.

Emitindo a fatura

Três portas, todas lendo a mesma quantidade faturável.

1. A planilha de faturamento — o caminho deliberado

O Subcontract Billing Worksheet é um documento de preparação que você revisa antes de qualquer coisa financeira existir. Escolha um fornecedor e um intervalo de datas, puxe cada lançamento faturável para uma grade — uma linha por transação, com data, unidade de origem e modelo — confira cada um contra a taxa de referência da Ficha Técnica, sobrescreva a taxa onde a negociação foi diferente, e veja o total se mover.

Ao Submit:

• gera a Purchase Invoice ou Purchase Order a partir das linhas revisadas,
• grava as taxas negociadas de volta em cada etapa de operação do lote,
• anexa a cobertura, e
• trava a planilha. Nenhuma segunda fatura pode ser emitida pelo mesmo trabalho.

Cancelar remove a fatura em rascunho e libera os lançamentos de novo — mas só enquanto a fatura ainda for rascunho. Depois de submetida, cancele a fatura primeiro.

Use este caminho quando as taxas precisarem de revisão, que é a maior parte das vezes.

2. O botão de pull — o caminho rápido

Em uma Purchase Invoice ou Purchase Order em rascunho: Get Items From → Subcontracted Work. Ele puxa as etapas externas concluídas e não faturadas daquele fornecedor como uma linha resumo por item de serviço. Deixe as datas em branco para todo o trabalho pendente.

3. O relatório de fila de faturamento — o caminho de lista de trabalho

O Subcontract Billing Queue lista todo o trabalho externo concluído e não faturado, agrupado por fornecedor e item de serviço, com peças pendentes, a taxa resolvida e o valor estimado, além de um resumo de fornecedores a faturar. Ele tem uma ação Create Bill que produz um PO ou PI em rascunho para o financeiro revisar e submeter.

Use como a tela de "para quem devemos" no fechamento do mês.

Como o custo volta para o lote

Quando o documento de compra é submetido, o GarmentFlow cria linhas de Subcontract Cost Allocation — a ponte entre uma linha do documento de compra e as muitas etapas de operação que ela paga. Uma única linha de fatura mensal pode cobrir milhares de lotes; a fatura continua sendo um documento curto e nativo do ERPNext enquanto o detalhe por etapa vive nessas linhas.

A consolidação de custo então soma essas linhas por etapa de operação para definir o custo real de cada etapa.

Três propriedades valem ser conhecidas:

• Sempre líquido. As alocações carregam o valor líquido da linha de compra. O imposto de entrada é recuperável e não faz parte do custo da operação.
• Sempre vigente. As linhas são criadas na submissão e removidas no cancelamento, então a tabela só guarda alocações atuais. Uma etapa está "faturada" se e somente se tiver uma linha.
• Nunca bloqueante. A sincronização roda depois da própria lógica de submissão do ERPNext e é de melhor esforço, então um problema de alocação de subcontratação nunca pode impedir uma compra normal de ser lançada. Um job diário de reconciliação é o backup, então nada desvia em silêncio.

Os três relatórios

Subcontract Billing Queue — o que é devido e ainda não faturado: fornecedor, item de serviço, como será faturado, lançamentos, peças pendentes, taxa, valor estimado.

Subcontract Three-Way — realizado vs comprometido vs faturado, uma linha por fornecedor, lote e operação:

• Earned (OLE) — peças que a produção de fato concluiu.
• Committed (PO) — o que você pediu.
• Invoiced (PI) — o que foi faturado.

Disso ele deriva Open Commit (pedido e ainda não faturado), Unbilled (realizado e não faturado) e Over-billed (faturado além do realizado), com os valores líquidos ao lado. É o relatório para abrir quando o extrato de um fornecedor não bate com o seu.

Subcontract Reconciliation — quantidade faturada contra quantidade do ledger para cada linha de documento de compra, com a variação, o líquido faturado e o líquido alocado. O resumo conta divergências e totaliza quantidade super e subfaturada. Este é o fechamento do mês.

Os três estão na barra lateral de Produção, em Subcontracting.

Imagem: O relatório Subcontract Three-Way com as colunas realizado, comprometido e faturado lado a lado, e uma linha marcada como superfaturada.

O que fazer em seguida

Leia Consolidação de custo para como esses números caem em um lote, ou Encerrando a ordem para a checagem que pega etapas sem nenhum dado de custo.