Da RFQ à Ordem de Compra

O ato de comprar propriamente dito. Dois documentos do ERPNext o conduzem: a Solicitação de Cotação (Request for Quotation, RFQ) e a Ordem de Compra (Purchase Order, PO). A RFQ é opcional; a PO é o compromisso.

Solicitação de Cotação

Uma RFQ é como você vai a vários fornecedores com a mesma lista de compras e os deixa competir. Você abriria uma RFQ quando:

• Está comprando um item novo e ainda não tem um fornecedor padrão.
• Está comprando o suficiente para justificar pesquisar preços (tecido em volume para uma estação, um novo programa de aviamentos).
• Uma auditoria de marca ou sua própria política interna exige cotação múltipla acima de um limite.

O fluxo:

1. Crie uma RFQ. Adicione os itens e as quantidades desejadas.
2. Adicione fornecedores (tipicamente 3 ou mais). Cada fornecedor vira um destinatário.
3. Faça o Submit e envie a RFQ por e-mail aos fornecedores. Cada fornecedor vê apenas a sua própria cópia.
4. Os fornecedores respondem com Cotações de Fornecedor (Supplier Quotations) — pelo Portal do Fornecedor ou devolvendo os preços por e-mail, que você lança em uma Cotação vinculada à RFQ.
5. Compare as cotações. Escolha o fornecedor (ou divida entre fornecedores).
6. Crie uma Ordem de Compra a partir da Cotação vencedora.

Pequenas reposições de itens conhecidos pulam tudo isso e vão direto para a PO. A RFQ é para quando o sourcing realmente importa.

Ordem de Compra

A PO é o compromisso legal de compra. Ela diz "estamos comprando estes itens, nestas quantidades, a este preço, deste fornecedor, para entrega até esta data."

Os campos que importam:

• Supplier — referencia o cadastro de Fornecedor.
• Transaction Date e Schedule Date — quando o pedido é feito e quando a entrega é esperada.
• Items — uma linha por item comprado. Código do item (tipicamente uma variante específica — veja Atributos de item para moda), quantidade, preço, depósito de destino para o recebimento.
• Currency — vem por padrão do fornecedor; sobrescreva se necessário.
• Payment terms — vêm por padrão do fornecedor.
• Taxes and Charges — herdados do template de impostos; revise em compras internacionais.
• Terms and Conditions — texto padrão que acompanha a PO impressa.

Como chegar lá

Awesome bar: Cmd/Ctrl + K → digite purchase order → escolha Purchase Order List

Caminho de cliques: Desk → GarmentFlow → Logística → cartão Purchasing → Purchase Order

O ciclo de vida da PO

Uma PO passa por:

• Draft — em montagem.
• To Receive and Bill — submetida; mercadoria ainda não recebida e ainda não faturada.
• To Receive — faturada mas não recebida (raro; geralmente indica uma fatura antecipada).
• To Bill — recebida mas não faturada.
• Completed — totalmente recebida e totalmente faturada.
• Closed — fechada manualmente mesmo incompleta (usada para parar o relógio de recebimento de um pedido que você decidiu abandonar).

O status é o que alimenta a lista rápida "Late Purchase Orders" e os KPIs de "Pending Material Requests" da área de trabalho.

Enviando a PO ao fornecedor

O formato de impressão da PO produz um PDF com a sua identidade visual, usando o seu timbre. Envie por e-mail direto do formulário (o contato principal do fornecedor é o destinatário padrão), ou imprima para entrega em mãos. Fornecedores com acesso ao portal também podem ver e confirmar a PO pelo Portal do Fornecedor.

Padrões comuns

Alguns padrões de PO específicos de uma fábrica de vestuário:

• POs de tecido por lote. O tecido de algumas marcas é pedido por lote de produção. Crie uma PO por lote, com o consumo por modelo da Ficha Técnica × quantidade do pedido como quantidade da PO. Fácil de conciliar; pequenas compras a mais ou a menos aparecem imediatamente.
• POs contínuas de aviamentos. Aviamentos como as cores básicas de linha e os polybags padrão são pedidos contra POs contínuas com datas programadas mensais ou trimestrais. Receba contra a PO contínua conforme as entregas chegam.
• Blanket Orders para serviços subcontratados. Para serviços externos (lavagem, bordado), configure uma Blanket Order com preço pré-negociado, e então rode os fluxos reais de subcontratação contra ela.

O que fazer a seguir

A PO firma o pedido. A próxima etapa — receber a mercadoria — está na página Recebimento e faturamento.