Fluxo de Trabalho da Ficha Técnica

Uma Ficha Técnica não vai do zero a Production Ready em um passo, e nem deveria. O fluxo de trabalho existe por uma razão específica: o custeio vem primeiro, o design vem depois. Nenhuma fábrica quer investir modelagem, costura de amostras e testes de tecido em um modelo só para descobrir no final que os números não fecham. O fluxo força uma conversa de custeio logo no início, depois uma criativa, e então uma checagem comercial final antes de a especificação ser travada.

O estado não é decoração: ele decide quem pode editar o documento, em quais relatórios ele aparece, e se documentos posteriores como Ordens de Produção podem ser criados a partir dele.

Sete estados

Uma Ficha Técnica vive em um destes estados a qualquer momento:

• Commercial — o estado inicial, e um exercício de custeio, não de design. A equipe comercial escolhe o tecido, as matérias-primas, os serviços, e monta a consolidação de custos e o preço de venda ideal. O ponto é validar os números antes que a equipe de design invista tempo em amostras e moldes. Não há por que entrar em modo de design completo se os custos não fecham. Editável por Sales Manager.
• Design — a equipe de design assume. Produção de amostras, ajustes de caimento, testes de tecido e mexidas em materiais e serviços. É normal e esperado que as coisas mudem aqui: uma troca de tecido, um aviamento diferente, um serviço adicionado ou removido, custos subindo ou descendo um pouco. O objetivo desta etapa é um produto com o qual o cliente ou a equipe comercial esteja satisfeito. Editável por Sample User (o nome do papel é histórico — Sample User e "designer" são intercambiáveis na conversa).
• Approval — o segundo checkpoint comercial. A equipe comercial revisita a consolidação de custos, porque equipes de design (como às vezes acontece) se empolgam e adicionam custo em busca do produto perfeito. Este é o momento de reconciliar o preço de venda com o novo custo — ajustar qualquer um dos lados, ou devolver ao design se algo estiver fora do lugar. Editável por Sales Master Manager.
• Production Ready — aprovada e submetida. A produção pode criar Ordens e Lotes a partir dela. A Ficha Técnica pode ficar neste estado indefinidamente — por reposições, estações e novos pedidos. Editável por Sales Master Manager.
• On Hold — pausada. Marca indecisa, preço de tecido pendente, qualquer coisa com chance de retomar. Editável por Sales Manager.
• Archived — aposentada mas reversível. Use quando os materiais mudaram o suficiente para que a especificação não seja mais precisa, ou a estação terminou e não vale a pena manter o modelo ativo. Submetida, editável por Sales Master Manager.
• Rejected — permanentemente morta. Cancelada. Permanece no GarmentFlow para histórico; sem transições de saída.

Transições

O caminho padrão é Commercial → Design → Approval → Production Ready, com ramificações para pausa, retrabalho e fim de vida. Agrupadas por estado de origem:

A partir de Commercial. Approve move para Design — usado quando o exercício de custeio está completo e o cliente ou a equipe comercial está satisfeito com os números. Reject envia para On Hold quando o projeto precisa ser pausado antes de investir tempo de design.

A partir de Design. Review move para Approval — usado quando a equipe de design acredita que a especificação (e o custo) está pronta para uma checagem comercial final. Reject envia para On Hold.

A partir de Approval. Approve move para Production Ready — a equipe comercial assinou embaixo do custo final e do preço de venda. Reject devolve para Design para retrabalho, quando os números ou a especificação precisam de mais uma rodada.

A partir de On Hold. Approve volta para Commercial — sempre, não importa de onde a Ficha Técnica foi pausada. Isso é intencional: toda especificação despausada é reavaliada comercialmente antes de reentrar no pipeline.

A partir de Production Ready. Reject envia para Rejected (o caminho de cancelamento em pleno voo); Archive envia para Archived — o caminho de aposentadoria, usado quando os materiais mudaram o suficiente para invalidar a especificação, ou a estação terminou.

A partir de Archived. Approve devolve para Production Ready — o caminho de reativação. Use para reposições de um modelo arquivado, ou quando uma especificação antiga acaba sendo a base de uma nova.

A partir de Rejected. Nada. Uma vez Rejected, a Ficha Técnica é terminal — mantida para histórico, mas não pode mais se mover.

Os botões de fluxo de trabalho aparecem no topo do formulário da Ficha Técnica, filtrados pelo seu papel. Um designer não verá Approve em um documento no estado Approval; um Sales Manager não verá Review em um documento no estado Design.

Imagem: O topo de uma Ficha Técnica no estado Design com apenas os botões Review e Reject visíveis para um designer.

Quem age em cada etapa

O fluxo de trabalho em si usa três papéis do Frappe. Mapeie-os para a estrutura da sua fábrica:

• Sales Manager — a pessoa de comercial/merchandising que monta a consolidação de custos e decide se o modelo entra em design. Dona de Commercial e On Hold.
• Sample User — o designer, ou qualquer pessoa da sala de design e amostras que precisa de acesso de edição enquanto a especificação está sendo construída e amostrada. Dono de Design.
• Sales Master Manager — o aprovador sênior: contato do lado da marca, chefe da fábrica, ou quem quer que tenha a palavra final sobre o custo e o preço de venda. Dono de Approval em diante, incluindo os estados de fim de vida.

Há um quarto papel que edita Fichas Técnicas sem ser dono de nenhuma etapa:

• Item Manager — a pessoa que resolve os itens: matérias-primas, códigos de barras do registro, criação dos Itens do ERPNext dos quais uma especificação depende. Ela pode criar e editar uma Ficha Técnica em qualquer estado de rascunho (Commercial, Design, On Hold, Approval), mas não possui nenhuma transição de fluxo de trabalho e não pode submeter, cancelar ou excluir. Ela preenche a especificação; os papéis de vendas decidem quando ela avança.

Essa divisão existe porque o trabalho de itens atravessa etapas — o Item Manager pode estar organizando itens enquanto o documento está em Design numa semana e em Approval na outra — mas ele nunca deve poder avançar um modelo comercialmente.

Você pode reajustar quais papéis são permitidos em quais transições no próprio doctype Workflow, não na Ficha Técnica.

O que "Production Ready" realmente controla

Esta é a regra que todos precisam conhecer, com uma nuance:

• Submeter uma Ordem de Produção a partir de uma Ficha Técnica exige que o docstatus da Ficha Técnica seja 1 (submetida). Tanto Production Ready quanto Archived são estados submetidos, então qualquer um dos dois vale para a submissão.
• Liberar uma Ordem de Produção exige que o estado da Ficha Técnica seja exatamente Production Ready. Archived não vale para a liberação.

Na prática: uma Ficha Técnica em Archived permite que Ordens de Produção antigas continuem sendo trabalhadas, mas nenhuma nova Ordem de Produção pode ser liberada a partir dela até você reativar a especificação para Production Ready.

Se você se pegar querendo liberar produção a partir de uma Ficha Técnica que ainda está em Design ou Approval, a resposta certa é quase sempre empurrar o fluxo para a frente, não contorná-lo.

On Hold vs Archived vs Rejected

Três estados fora do caminho, três significados diferentes — escolher o certo importa porque eles não são intercambiáveis:

• On Hold é temporário. Use quando a especificação está pausada mas deve retomar — a marca não decidiu a lavagem, o preço do tecido está pendente, o cliente quer esperar o próximo trimestre. Quando você despausa, a Ficha Técnica volta para Commercial, pronta para uma nova revisão comercial antes de reentrar em design.
• Archived é aposentado e reversível. Use quando as matérias-primas mudaram o suficiente para que a consolidação de custos não seja mais confiável, quando a estação terminou, ou para qualquer especificação que cumpriu seu ciclo mas pode voltar — reposições, modelos irmãos, um bloco base para a próxima estação. Reative via Approve de volta para Production Ready.
• Rejected é permanente. Use quando o modelo está genuinamente morto — uma produção aprovada que foi cancelada no meio do caminho, um briefing que não vai mais acontecer, uma especificação morta por falha de fornecedor ou desistência da marca. A Ficha Técnica permanece no GarmentFlow para histórico, mas não pode mais ser movida.

Na dúvida entre Rejected e On Hold: se há qualquer chance razoável de o modelo voltar, use On Hold. Rejected é para "definitivamente não vamos fabricar isto".

Uma trava que você precisa conhecer

Antes de qualquer transição de estado disparar, o GarmentFlow verifica se a Ficha Técnica tem pelo menos uma linha na tabela Sizes da aba Logistics. Se Sizes está vazia, a transição falha com uma mensagem pedindo que você adicione um tamanho antes de mudar o estado.

Isso vale para todas as transições, não só para a passagem para Design. Então, se você está tentando arquivar uma Ficha Técnica e a tabela Sizes foi apagada de alguma forma, o Archive também vai falhar. Verifique Sizes primeiro sempre que uma mudança de estado estiver bloqueada.

O que fazer em seguida

Fluxos de trabalho fazem mais sentido depois que você percorre um. Crie uma Ficha Técnica de teste, preencha o mínimo de campos obrigatórios incluindo pelo menos uma linha em Sizes, e leve-a por Commercial → Design → Approval → Production Ready. Observe quais botões aparecem e desaparecem em cada estado. Depois volte ao hub da Ficha Técnica e comece uma de verdade.