Configuração do ERP

Configure a base do ERP — empresa, dados mestres e finanças — no Desk e no App.

A maior parte do que segue é criada automaticamente pelo assistente de instalação. Seu trabalho aqui é revisar e confirmar, não reconstruir — algumas dessas escolhas (moeda, ano fiscal) são permanentes depois que você lança sua primeira transação.

Warning

Moeda e ano fiscal são, na prática, permanentes. Depois de lançar sua primeira transação você não pode mais mudar a moeda-base da empresa, e cada lançamento fica travado a um ano fiscal. Confirme os dois antes de registrar qualquer coisa.

Como navegar: cada tela tem uma barra de busca no topo (a "awesome bar"). Digite o nome de qualquer registro para abri-lo (p. ex. Company, Item), ou digite New Item para criar um. Cada passo abaixo indica o termo a buscar.

Trabalhe de cima para baixo e marque cada caixa conforme avança.

Empresa e contabilidade

A espinha dorsal legal e financeira. Todo o resto se apoia no registro de Company.

[ ] Confirme a Company — busque Company e abra a que o assistente criou. Verifique Abbreviation (anexada a cada conta/depósito, p. ex. Cash - GF — mantenha curta), Country (define suas contas e impostos padrão) e Default Currency. Por quê: país e moeda são, na prática, permanentes — a moeda não pode mudar depois que existirem transações. Uma Company por entidade legal.
[ ] Defina o Ano Fiscal — busque Fiscal Year. Faça o início/fim coincidir com seu ano legal (nem sempre jan–dez). Por quê: cada lançamento é carimbado com um ano fiscal; isso governa o fechamento de período e suas demonstrações financeiras. Corrija antes de lançar qualquer coisa.
[ ] Revise o Plano de Contas — busque Chart of Accounts para ver a árvore. A estrutura padrão (Ativos, Passivos, Receitas, Despesas, Patrimônio Líquido) é gerada a partir do seu país. Renomeie ou adicione contas de razão para refletir como você pensa o negócio (p. ex. separar vendas por linha de produto). Marque os títulos como Group e as contas de lançamento como Ledger. Por quê: é muito mais fácil moldar agora — depois que uma conta tem lançamentos, você só pode desativá-la, nunca excluí-la. Não construa demais; adicione contas conforme precisar.
[ ] Configure os Impostos — busque Sales Taxes and Charges Template e Purchase Taxes and Charges Template. Crie um modelo por cenário de imposto (p. ex. VAT/IVA padrão, isento). Adicione Tax Categories se clientes diferentes forem tributados de forma diferente. Por quê: os modelos preenchem automaticamente as linhas de imposto corretas em cada fatura — consistente, pronto para auditoria, sem digitar imposto documento a documento.
[ ] (Opcional) Centros de Custo — busque Cost Center. Adicione um por departamento, filial ou linha se quiser lucro/custo detalhado dessa forma. Por quê: permite reportar margem por área, não só no total da empresa.

Itens e estoque

Seus materiais, produtos acabados e onde o estoque fica.

[ ] Grupos de Itens — busque Item Group. Monte uma árvore simples: p. ex. Raw Material (Tecido, Aviamentos, Linha), Finished Goods (por modelo ou categoria). Por quê: os grupos governam relatórios, contas padrão e filtros em todo lugar onde os itens aparecem.
[ ] Unidades de Medida — busque UOM. Confirme as unidades que você realmente usa (Metro, Kg, Peça, Dúzia, Rolo). Defina UOM Conversion Factors nos itens que são comprados e vendidos em unidades diferentes. Por quê: evita o clássico descompasso "comprei em rolos, consumi em metros".
[ ] Itens — busque New Item. Preencha Item Code, Item Group, Default UOM. Ative Maintain Stock para bens físicos (desative para serviços). Adicione preços de compra/venda se conhecidos. Por quê: o cadastro de itens alimenta cada transação — BOMs, ordens, faturas, estoque.
[ ] Depósitos — busque Warehouse. Modele seus locais reais de armazenagem e de produção em andamento (p. ex. Fabric Store, Cutting WIP, Sewing WIP, Finished Goods). Por quê: depósitos precisos = valor de estoque preciso e visibilidade de faltas em cada etapa.
[ ] Método de valorização — defina no item ou em Stock Settings. Escolha FIFO ou Moving Average e aplique de forma consistente. Por quê: determina seu custo dos produtos vendidos e o valor do inventário — trocar depois distorce as comparações.

Clientes e fornecedores

As partes com quem você negocia e as condições em que negocia.

[ ] Grupos de Clientes e Fornecedores — busque Customer Group / Supplier Group. Agrupe por segmento (p. ex. Atacado, Varejo, Exportação) e por Territory se você vende em várias regiões. Por quê: governa preços padrão, condições de crédito e relatórios de vendas.
[ ] Clientes — busque New Customer. Adicione Customer Name, Group, Territory e uma Currency padrão se pagarem em outra moeda. Anexe registros de Address e Contact. Por quê: um único registro limpo da parte alimenta orçamentos, pedidos, faturas e extratos.
[ ] Fornecedores — busque New Supplier. Mesma ideia — nome, grupo, moeda, endereço, contato. Por quê: alimenta pedidos de compra, faturas de fornecedor e contas a pagar.
[ ] Condições de Pagamento — busque Payment Terms Template. Defina suas condições padrão (p. ex. 30 dias líquidos, 50% adiantado / 50% na entrega) e atribua-as às partes. Por quê: define automaticamente vencimentos e parcelas, deixando o aging de contas a receber/pagar correto sem edições manuais.

Fundamentos financeiros

O ciclo do dia a dia: faturar, receber, reportar.

[ ] Emita uma Fatura de Venda — busque Sales Invoice. Escolha o cliente, adicione os itens (os impostos aplicam-se automaticamente pelo seu modelo) e faça Submit. Por quê: este é o documento que registra a receita e cria o contas a receber.
[ ] Registre uma Fatura de Compra — busque New Purchase Invoice. Escolha o fornecedor, adicione os itens e faça Submit. Por quê: registra a despesa/estoque e cria o contas a pagar.
[ ] Registre Pagamentos — busque New Payment Entry (ou use Payment a partir da fatura). Vincule o pagamento à sua fatura. Por quê: baixa o saldo em aberto e mantém precisos os razões de clientes/fornecedores.
[ ] Cadastre Contas Bancárias — busque Bank Account e depois use Bank Reconciliation periodicamente. Por quê: conciliar contra o extrato é como você pega lançamentos faltantes ou duplicados.
[ ] Confira seus relatórios — busque Profit and Loss Statement, Balance Sheet, Accounts Receivable, Stock Balance. Por quê: se a configuração acima estiver certa, eles são precisos desde o primeiro dia — sua fotografia ao vivo do negócio.

Configuração Guiada por IA

Os passos acima são deliberadamente genéricos. As partes que não são — alíquotas de impostos, contas locais, ano fiscal legal, descontos da folha — dependem de onde você opera. Um assistente de IA (ChatGPT, Claude, Gemini) é uma forma rápida de rascunhar esse detalhe específico do país.

Copie o prompt abaixo, preencha seu país e cole na sua ferramenta de IA. Ele foi escrito para que a IA guie você passo a passo — vocês avançam juntos em vez de você receber uma parede gigante de texto:

Você é meu guia de configuração do ERPNext v16 (com Frappe HRMS v16). Conduza-me
UM PASSO DE CADA VEZ — explique um passo, pergunte o que precisar, espere minha
resposta e só então passe ao próximo. Não despeje tudo de uma vez.

Sobre mim:
- Tenho uma empresa de CONFECÇÃO DE VESTUÁRIO em [SEU PAÍS].
- Sou o dono/administrador — conheço bem meu negócio, mas sou novo no ERPNext.
- Deduza minha moeda provável e o ano fiscal legal padrão a partir do meu país,
  e confirme os dois comigo antes de dependermos deles.

Trabalhe comigo nestes pontos, nesta ordem:
1. Empresa e ano fiscal — confirme a moeda e o ano fiscal legal.
2. Plano de Contas — proponha as contas locais que faltam além do padrão do
   ERPNext e depois GERE UM ARQUIVO QUE EU POSSA SUBIR com o
   Chart of Accounts Importer do ERPNext, para eu não montar tudo à mão. Use as
   colunas que o importador espera: Account Name, Parent Account,
   Account Number, Is Group, Account Type, Root Type.
3. Impostos — qual imposto se aplica à confecção e à venda de vestuário aqui
   (IVA/VAT/GST/etc.), as alíquotas típicas e como configurá-los como
   Sales/Purchase Tax Templates e Tax Categories.
4. Folha de pagamento e RH (Frappe HRMS v16) — descontos legais, encargos
   patronais e componentes salariais que devo configurar para os funcionários aqui.
5. Qualquer particularidade do meu país que um confeccionista costuma deixar passar.

Regras:
- Um passo de cada vez; verifique se terminei um passo antes de seguir ao próximo.
- Seja concreto e vincule cada passo às telas reais do ERPNext/HRMS.
- Onde as regras variarem ou você não tiver certeza, DIGA ISSO e peça que eu
  confirme os números exatos com um contador local — não chute alíquotas.