Subcontratación
La mayoría de las fábricas de confección manda algo de trabajo afuera — lavado, bordado, estampado, a veces corridas enteras de costura. GarmentFlow trata eso como comprar mano de obra, no como la subcontratación con custodia de mercadería de ERPNext.
Esa decisión explica todo lo demás en esta página. Un subcontratista es una Unidad de Producción con Unit Type = External, un depósito (el material sigue en tus libros — el registro de operaciones ya lo transfiere ahí y lo consume) y un proveedor para el honorario de servicio. Así que, en tu contabilidad, subcontratar es una compra pura de mano de obra. No hay transferencia de mercadería, ni Subcontracting Receipt, ni un segundo inventario que conciliar.
Los tres precios de una operación subcontratada
| Qué es | De dónde sale | |
|---|---|---|
| Tarifa de referencia | Un punto de partida para la negociación | El costo de esa operación en la Ficha Técnica del lote |
| Tarifa negociada | Lo que realmente acordaste | El Service Rate del paso de operación del lote — escrito por quien negoció |
| Costo real | Lo que realmente se facturó | Sumado del documento de compra, neto de impuestos |
La tarifa de referencia existe porque un artículo de servicio es solo una categoría. SERV-LAVADO cubre un lavado que puede negociarse desde unos centavos hasta varias veces eso, según la terminación. La lista de precios del artículo, por lo tanto, no significa nada aquí, y la tarifa que cuenta es la que está escrita en el paso.
Cantidad facturable
La cantidad a facturar no es lo que mandaste. Es lo que el registro de operaciones dice que volvió: piezas completadas en la operación, neto del scrap del subcontratista, contando cada pieza una sola vez incluso después de reproceso.
Esa definición la usan de forma idéntica el pull de facturación, la planilla de facturación y los tres reportes, así que el número nunca cambia según por qué puerta entraste.
Dejar el compromiso armado
Dos botones en una Orden de Producción enviada, bajo Subcontract:
- Create Subcontract PO — compromete los lotes externos de esta orden en una orden de compra, para que el proveedor tenga contra qué trabajar.
- Create Blanket Order — registra un acuerdo marco negociado contra el que después giran esas POs. Úsalo cuando acordaste una tarifa para una temporada y no para una orden.
Emitir la factura
Tres puertas, todas leyendo la misma cantidad facturable.
1. La planilla de facturación — la vía deliberada
Subcontract Billing Worksheet es un documento de preparación que revisas antes de que exista nada financiero. Elige un proveedor y un rango de fechas, trae cada asiento facturable a una grilla — una fila por transacción, con su fecha, unidad de origen y modelo — contrasta cada uno con su tarifa de referencia de Ficha Técnica, corrige la tarifa donde la negociación difirió, y mira moverse el total.
Al hacer Submit:
- se genera la Purchase Invoice o Purchase Order a partir de las líneas revisadas,
- se escriben las tarifas negociadas de vuelta en cada paso de operación del lote,
- se adjunta la cobertura, y
- se bloquea la planilla. No se puede emitir una segunda factura por el mismo trabajo.
Cancelar elimina el borrador de la factura y libera los asientos otra vez — pero solo mientras la factura siga en borrador. Una vez enviada, cancela primero la factura.
Usa esta vía cuando haya que revisar tarifas, que es la mayoría de las veces.
2. El botón de pull — la vía rápida
En una Purchase Invoice o Purchase Order en borrador: Get Items From → Subcontracted Work. Trae los pasos externos hechos y no facturados de ese proveedor como una línea resumen por artículo de servicio. Deja las fechas vacías para todo el trabajo pendiente.
3. El reporte de cola de facturación — la vía de lista de trabajo
Subcontract Billing Queue lista todo el trabajo externo hecho y no facturado agrupado por proveedor y artículo de servicio, con piezas pendientes, la tarifa resuelta y el monto estimado, más un resumen de proveedores a facturar. Tiene una acción Create Bill que produce una PO o PI en borrador para que finanzas revise y envíe.
Úsalo como la pantalla de "a quién le debemos" al cierre de mes.
Cómo el costo vuelve al lote
Cuando el documento de compra se envía, GarmentFlow crea filas de Subcontract Cost Allocation — el puente entre una línea del documento de compra y los muchos pasos de operación que paga. Una sola línea de factura mensual puede cubrir miles de lotes; la factura sigue siendo un documento corto y nativo de ERPNext mientras el detalle por paso vive en estas filas.
El acumulado de costos suma esas filas por paso de operación para fijar el costo real de cada paso.
Tres propiedades vale la pena conocer:
- Siempre neto. Las asignaciones llevan el monto neto de la línea de compra. El impuesto a la compra es recuperable y no es parte del costo de la operación.
- Siempre vigente. Las filas se crean al enviar y se eliminan al cancelar, así que la tabla solo contiene asignaciones actuales. Un paso está "facturado" si y solo si tiene una fila.
- Nunca bloqueante. La sincronización corre después de la lógica de envío propia de ERPNext y es de mejor esfuerzo, así que un problema de asignación de subcontratación nunca puede frenar una compra normal. Un job diario de reconciliación es el respaldo, así que nada se desvía en silencio.
Los tres reportes
Subcontract Billing Queue — qué se debe y no se facturó todavía: proveedor, artículo de servicio, cómo se facturará, asientos, piezas pendientes, tarifa, monto estimado.
Subcontract Three-Way — devengado vs comprometido vs facturado, una fila por proveedor, lote y operación:
- Earned (OLE) — piezas que producción realmente completó.
- Committed (PO) — lo que ordenaste.
- Invoiced (PI) — lo que se facturó.
De ahí deriva Open Commit (ordenado y aún no facturado), Unbilled (devengado y no facturado) y Over-billed (facturado más allá de lo devengado), con los montos netos al lado. Es el reporte para abrir cuando el estado de cuenta de un proveedor no coincide con el tuyo.
Subcontract Reconciliation — cantidad facturada contra cantidad de ledger para cada línea de documento de compra, con la variación, el neto facturado y el neto asignado. Su resumen cuenta discrepancias y totaliza cantidad sobre- y sub-facturada. Este es el cuadre de cierre de mes.
Three-Way responde "¿dónde está la diferencia?". Reconciliation responde "¿el total cuadra?". Billing Queue responde "¿qué facturamos ahora?". Usa el que corresponda a la pregunta.
Los tres están en la barra lateral de Producción, bajo Subcontracting.
Imagen: El reporte Subcontract Three-Way con las columnas devengado, comprometido y facturado lado a lado, y una fila marcada como sobre-facturada.
Qué hacer a continuación
Lee Acumulado de costos para cómo aterrizan estos números en un lote, o Cerrar la orden para el chequeo que atrapa los pasos sin ningún dato de costo.