De la RFQ a la Orden de Compra

El acto de comprar propiamente dicho. Dos documentos de ERPNext lo manejan: la Solicitud de Cotización (Request for Quotation, RFQ) y la Orden de Compra (Purchase Order, PO). La RFQ es opcional; la PO es el compromiso.

Solicitud de Cotización

Una RFQ es la forma de salir a varios proveedores con la misma lista de compras y dejar que compitan. Levantas una RFQ cuando:

Compras un ítem nuevo y todavía no tienes proveedor por defecto.
Compras un volumen que justifica comparar precios (tela al por mayor para una temporada, un programa nuevo de avíos).
Una auditoría de marca o tu propia política interna exige cotizaciones múltiples por encima de un umbral.

El flujo:

Crea una RFQ. Agrega ítems y cantidades objetivo.
Agrega proveedores (típicamente 3 o más). Cada proveedor se vuelve un destinatario.
Submite y envía la RFQ por correo a los proveedores. Cada proveedor ve solo su propia copia.
Los proveedores responden con Cotizaciones de Proveedor (Supplier Quotations) — ya sea a través del Portal de Proveedores o enviándote los precios por correo, que cargas en una Cotización contra la RFQ.
Compara las cotizaciones. Elige el proveedor (o reparte entre varios).
Crea una Orden de Compra contra la Cotización ganadora.

Los repedidos chicos de ítems conocidos se saltan todo esto y van directo a la PO. La RFQ es para cuando el sourcing realmente importa.

Orden de Compra

La PO es el compromiso legal de compra. Dice "compramos estos ítems, en estas cantidades, a este precio, a este proveedor, con entrega en esta fecha".

Los campos que importan:

Proveedor — referencia el maestro de Proveedores.
Fecha de Transacción y Fecha Programada — cuándo se coloca la orden y cuándo se espera la entrega.
Ítems — una fila por ítem comprado. Código de ítem (típicamente una variante específica — mira Atributos de ítem para moda), cantidad, precio, depósito destino para la recepción.
Moneda — toma el valor por defecto del proveedor; cámbiala si hace falta.
Términos de pago — por defecto los del proveedor.
Impuestos y Cargos — heredados de la plantilla de impuestos; revísalos en compras internacionales.
Términos y Condiciones — el texto estándar que viaja con la PO impresa.

Cómo llegar

Awesome bar: Cmd/Ctrl + K → escribe purchase order → elige Purchase Order List

Ruta de clics: Desk → GarmentFlow → Logística → tarjeta Compras (Purchasing) → Orden de Compra

Ciclo de vida de la PO

Una PO pasa por:

Draft (Borrador) — en armado.
To Receive and Bill (Por Recibir y Facturar) — submitida; mercadería aún no recibida y aún no facturada.
To Receive (Por Recibir) — facturada pero no recibida (raro; suele indicar una factura anticipada).
To Bill (Por Facturar) — recibida pero no facturada.
Completed (Completada) — totalmente recibida y totalmente facturada.
Closed (Cerrada) — cerrada manualmente aunque esté incompleta (se usa para frenar el reloj de recepción en una orden que decidiste abandonar).

El estado es lo que alimenta la lista rápida "Late Purchase Orders" y los KPIs de "Pending Material Requests" del espacio de trabajo.

Enviar la PO al proveedor

El formato de impresión de la PO produce un PDF con tu marca usando tu membrete. Envíala por correo desde el formulario (el contacto principal del proveedor es el destinatario por defecto), o imprímela para entregarla en mano. Los proveedores con acceso al portal también pueden ver y confirmar la PO desde el Portal de Proveedores.

Patrones comunes

Algunos patrones de PO específicos de una fábrica de confección:

POs de tela por lote. La tela de algunas marcas se ordena por lote de producción. Crea una PO por lote, con el consumo por modelo de la Ficha Técnica × cantidad de la orden como cantidad de la PO. Fácil de conciliar; los pequeños excedentes o faltantes de pedido afloran de inmediato.
POs permanentes de avíos. Avíos como los colores de hilo básicos y los polybags estándar se ordenan contra POs permanentes con fechas programadas mensuales o trimestrales. Recibe contra la PO permanente a medida que llegan las entregas.
Blanket POs para servicios subcontratados. Para servicios externos (lavado, bordado), configura una Blanket Order a un precio prenegociado, y luego corre los flujos reales de subcontratación contra ella.

Qué hacer a continuación

La PO compromete la orden. El paso siguiente — recibir la mercadería — está en la página Recepción y facturación.