Flujo de la Ficha Técnica

Una Ficha Técnica no pasa de en blanco a Listo para Producción en un solo paso, y no debería. El flujo de trabajo existe por una razón específica: primero el costeo, después el diseño. Ninguna fábrica quiere invertir moldería, costura de muestras y pruebas de tela en un modelo para descubrir al final que los números no cierran. El flujo fuerza una conversación de costos al principio, después una conversación creativa, y finalmente un control comercial final antes de fijar la ficha.

El estado no es decoración: define quién puede editar el documento, en qué reportes aparece, y si se pueden crear documentos posteriores como Órdenes de Producción contra ella.

Siete estados

Una Ficha Técnica está en uno de estos estados en cualquier momento:

• Comercial (Commercial) — el estado inicial, y un ejercicio de costeo, no de diseño. El equipo comercial elige la tela, las materias primas, los servicios y arma el cálculo de costo y el precio de venta ideal. El objetivo es validar los números antes de que el equipo de diseño invierta tiempo en muestras y moldes. No tiene sentido entrar en modo diseño completo si los costos no cierran. Editable por Sales Manager.
• Diseño (Design) — toma el equipo de diseño. Producción de muestras, ajustes de calce, pruebas de tela, y retoques a materiales y servicios. Es normal y esperable que las cosas se muevan aquí: un cambio de tela, un avío distinto, un servicio agregado o eliminado, costos que suben o bajan un poco. La meta de esta etapa es un producto con el que el cliente o el equipo comercial estén conformes. Editable por Sample User (el nombre del rol es histórico — Sample User y "diseñador" son intercambiables en la conversación).
• Aprobación (Approval) — el segundo control comercial. El equipo comercial vuelve a mirar el cálculo de costos, porque los equipos de diseño (como suele pasar) se entusiasman y agregan costo persiguiendo el producto perfecto. Este es el momento de reconciliar el precio de venta contra el nuevo costo — ajustar de un lado o del otro, o devolver a diseño si algo no está. Editable por Sales Master Manager.
• Listo para Producción (Production Ready) — habilitado y submitido. Producción puede crear Órdenes y Lotes contra ella. La Ficha Técnica puede quedarse en este estado indefinidamente — atravesando repedidos, temporadas y reposiciones. Editable por Sales Master Manager.
• En Espera (On Hold) — pausado. Marca indecisa, precio de tela pendiente, cualquier cosa que probablemente se retome. Editable por Sales Manager.
• Archivado (Archived) — retirado pero reversible. Úsalo cuando las materias primas se movieron lo suficiente como para que la ficha ya no sea precisa, o cuando la temporada terminó y el modelo no vale la pena mantener activo. Submitido, editable por Sales Master Manager.
• Rechazado (Rejected) — muerto permanentemente. Cancelado. Queda en GarmentFlow para historia; no tiene transiciones de salida.

Transiciones

El camino estándar es Comercial → Diseño → Aprobación → Listo para Producción, con ramas para pausa, retrabajo y fin de vida. Agrupado por estado origen:

Desde Comercial. Aprobar mueve a Diseño — se usa cuando el ejercicio de costeo está completo y el cliente o el equipo comercial están conformes con los números. Rechazar envía a En Espera, cuando el proyecto necesita pausarse antes de invertir tiempo de diseño.

Desde Diseño. Revisar mueve a Aprobación — se usa cuando el equipo de diseño considera que la ficha (y el costo) están listos para un control comercial final. Rechazar envía a En Espera.

Desde Aprobación. Aprobar mueve a Listo para Producción — el equipo comercial dio el visto bueno al costo final y al precio de venta. Rechazar devuelve a Diseño para retrabajo, cuando los números o la ficha necesitan otra pasada.

Desde En Espera. Aprobar vuelve a Comercial — siempre, sin importar desde dónde se pausó la Ficha Técnica. Es intencional: toda ficha que se despausa pasa por una nueva revisión comercial antes de re-entrar al pipeline.

Desde Listo para Producción. Rechazar envía a Rechazado (el camino de cancelar a mitad de vuelo); Archivar envía a Archivado — el camino de retiro, usado cuando los materiales cambiaron lo suficiente como para invalidar la ficha, o cuando terminó la temporada.

Desde Archivado. Aprobar devuelve a Listo para Producción — el camino de revivir. Úsalo para repedidos de un modelo archivado, o cuando una ficha vieja resulta ser la base de una nueva.

Desde Rechazado. Nada. Una vez Rechazado, la Ficha Técnica es terminal — se conserva para historia pero no puede moverse de nuevo.

Los botones del flujo aparecen arriba del formulario de la Ficha Técnica, filtrados por tu rol. Un diseñador no verá Aprobar en un documento en estado Aprobación; un Sales Manager no verá Revisar en un documento en estado Diseño.

Imagen: La parte superior de una Ficha Técnica en estado Diseño con solamente los botones Revisar y Rechazar visibles para un diseñador.

Quién actúa en cada etapa

El flujo en sí usa tres roles de Frappe. Mapéalos a la estructura de tu fábrica:

• Sales Manager — la persona comercial/de merchandising que arma el cálculo de costos y decide si el modelo entra a diseño. Dueño de Comercial y En Espera.
• Sample User — el diseñador, o cualquier persona del taller de diseño y muestras que necesite editar mientras la ficha está en construcción y se muestrea. Dueño de Diseño.
• Sales Master Manager — el aprobador senior: contacto del lado de la marca, jefe de fábrica, o quien tiene la palabra final sobre el costo y el precio de venta. Dueño desde Aprobación en adelante, incluyendo los estados de fin de vida.

Hay un cuarto rol que edita Fichas Técnicas sin ser dueño de ninguna etapa:

• Item Manager — la persona que resuelve ítems: materias primas, códigos de barras del registro, y la creación de los Ítems de ERPNext de los que depende una ficha. Puede crear y editar una Ficha Técnica en cualquier estado borrador (Comercial, Diseño, En Espera, Aprobación), pero no tiene ninguna transición del flujo y no puede submitir, cancelar ni eliminar. Completa la ficha; los roles comerciales deciden cuándo se mueve.

Esta separación existe porque el trabajo de ítems atraviesa las etapas — el Item Manager puede estar ordenando ítems mientras el documento está en Diseño una semana y en Aprobación la siguiente — pero nunca debería permitirle avanzar un modelo comercialmente.

Puedes reajustar qué roles tienen permitida cada transición en el doctype Workflow mismo, no en la Ficha Técnica.

Qué bloquea realmente "Listo para Producción"

Esta es la regla que todos tienen que conocer, con un matiz:

• Submitir una Orden de Producción contra una Ficha Técnica requiere que el docstatus de la Ficha Técnica sea 1 (submitido). Tanto Listo para Producción como Archivado son estados submitidos, así que cualquiera de los dos cuenta para submitir.
• Liberar una Orden de Producción requiere que el estado del flujo de la Ficha Técnica sea exactamente Listo para Producción. Archivado no sirve para liberar.

En la práctica: una Ficha Técnica Archivada deja seguir trabajando órdenes viejas de producción, pero no se pueden liberar nuevas órdenes contra ella hasta que revives la ficha a Listo para Producción.

Si te encuentras queriendo liberar producción contra una Ficha Técnica que todavía está en Diseño o Aprobación, la respuesta correcta casi siempre es empujar el flujo hacia adelante, no saltarlo.

En Espera vs Archivado vs Rechazado

Tres estados fuera del camino principal, tres significados distintos — elegir el correcto importa, porque no son intercambiables:

• En Espera es temporal. Úsalo cuando la ficha está pausada pero se espera que se retome — la marca todavía no decidió el lavado, el precio de la tela está pendiente, el cliente quiere esperar al próximo trimestre. Al despausar, la Ficha Técnica vuelve a Comercial, lista para una nueva revisión comercial antes de re-entrar al diseño.
• Archivado es retirado y reversible. Úsalo cuando las materias primas se movieron lo suficiente como para que el costeo ya no sea confiable, cuando terminó la temporada, o para cualquier ficha que cumplió su ciclo pero podría volver — repedidos, modelos hermanos, una base para la próxima temporada. Revívelo con Aprobar de vuelta a Listo para Producción.
• Rechazado es permanente. Úsalo cuando el modelo está realmente muerto — una producción habilitada que se canceló a mitad de vuelo, un brief que ya no va, una ficha matada por una falla de proveedor o un retiro de marca. La Ficha Técnica queda en GarmentFlow para historia pero no puede moverse de nuevo.

Ante la duda entre Rechazado y En Espera: si existe una mínima chance de que el modelo vuelva, usa En Espera. Rechazado es para "esto definitivamente no se va a hacer."

Una validación importante

Antes de que se dispare cualquier transición de estado, GarmentFlow verifica que la Ficha Técnica tenga al menos una fila en la tabla Talles de la pestaña Logística. Si Talles está vacío, la transición falla con un mensaje que te dice agregar un talle antes de cambiar el estado del flujo.

Esto aplica a toda transición, no solo al pasaje a Diseño. Así que si estás tratando de Archivar una Ficha Técnica y la tabla Talles se vació por algún motivo, el Archivado también va a fallar. Revisa Talles primero cada vez que un cambio de estado se bloquea.

Qué hacer a continuación

Los flujos se entienden mejor una vez que recorriste uno. Crea una Ficha Técnica de prueba, completa los campos mínimos requeridos incluyendo al menos una fila en Talles, y muévela por Comercial → Diseño → Aprobación → Listo para Producción. Mira qué botones aparecen y desaparecen en cada estado. Después vuelve al hub de la Ficha Técnica y comienza una real.